Zoveel te doen. Altijd op zoek naar tijd. (Deel 1)

Hoe krijg je nu eindelijk alles gedaan wat je wil?

DEEL 1

Je hebt een hele dag gewerkt of lessen gevolgd, komt totaal vermoeid thuis en wilt gewoon in de zetel ploffen. Maar in plaats daarvan wacht een grote berg strijk, afwas en een vuile vloer. En moet je bovendien nog zien dat je gezond kookt, sport en genoeg slaapt. Want goed voor jezelf zorgen is belangrijk, toch? Iedereen kent het wel; van die dagen waarop je zoveel klusjes te doen hebt, dat je 48u in één enkele dag nodig hebt. Maar jammer genoeg heb je die niet. En hoe krijg je dan toch zoveel mogelijk gedaan zonder dat je aan jezelf voorbij loopt?

Ik zette 5 puntjes op een rij die het je makkelijker maken om gestructureerd alles gedaan te krijgen wat je wilt. Omdat het anders een ontzettend lang artikel zou worden, heb ik het alvast gesplitst in 2 delen: deel 1 krijgen jullie vandaag, deel 2 volgt later deze week.

  1. Maak lijstjes

Om te weten welke zaken je nu echt moet aanpakken kan je in de ochtend (of nog beter de avond voordien) een lijstje maken van de dingen die je wilt verwezenlijken. En schrijf hierbij echt alles op. Ook die mail die je moet sturen of je moeder die je moet bellen om iets te vragen, ook al duurt het maar 2 minuten. Zo zorg je ervoor dat je zeker niets vergeet. En van zodra je het opschrijft, kun je de rondspokende reminder in je hoofd uitschakelen, zodat er meer ruimte komt voor andere dingen. Je gaat merken dat, wanneer je je niet constant aan van alles moet herinneren, je je beter kan concentreren op de taak die je aan het uitvoeren bent. En uiteindelijk duurt het lijstje opstellen inderdaad misschien wel 10 minuten, maar in werkelijkheid bespaart het je wel 20 of 30 minuten in tijdsefficiëntie die je anders zou verliezen door het dubben over alle klusjes.

zoveel-te-doen-altijd-op-zoek-naar-tijd-1

  1. Stel prioriteiten

Alles gedaan krijgen wat je wilt lukt gewoonweg niet. Daarom is het ook belangrijk om prioriteiten te stellen en voorrang te verlenen aan zaken die echt moeten gebeuren. Zo ga je elke dag werken of volg je je verplichte lessen. En hier kan je niet aan onderuit. Ook andere zaken zoals die ene rekening betalen of boodschappen doen voor wc-papier dat bijna op is, zijn dingen die echt noodzakelijk zijn, hoe onaangenaam ze soms ook zijn; Ze moeten toch gebeuren. Zorg er dus voor dat je niet (bewust of onbewust) deze zaken gaat ontwijken.

Soms zie je echter door de bomen het bos niet meer. Dan lijkt alles plots dringend en noodzakelijk om gedaan te krijgen. Om deze situaties van absolute chaos in je hoofd te voorkomen heb ik een handig hulpmiddel. Wanneer je ’s avonds je lijstje maakt voor de volgende dag, kan je immers elk to do puntje categoriseren. Hoe dit juist in zijn werk gaat? Wel, het is niet moeilijk. Grofweg kan je je activiteiten indelen in 4 categorieën. Zo heb je enerzijds de indeling in dringende en niet-dringende zaken en anderzijds de indeling in noodzakelijke en niet-noodzakelijke zaken, waardoor je 4 categorieën bekomt:

  1. Dringend Noodzakelijk (DN)
  2. Dringend Niet- Noodzakelijk (DNN)
  3. Niet-Dringend Noodzakelijk (NDN)
  4. Niet-Dringend Niet-Noodzakelijk (NDNN).

Om het even te verduidelijken:
je lijstje voor de volgende dag ziet er als volgt uit:              Je categorisatie gebeurt als volgt:

  • Afwassen                                                                                 DNN
  • Wekelijkse boodschappen                                                 NDN
  • Rekening huur betalen                                                       DN
  • Bureau opruimen                                                                 NDNN
  • Verjaardagscadeau kopen                                                  DN
  • Maaltijdsalade maken voor kantoorlunch                   DNN
  • Poll invullen voor klasreunië                                           NDN

Dit lijkt op het eerste zich misschien net tijdrovend en helemaal niet nuttig. Maar het biedt je een snel overzicht voor de volgende dag. Je werkt immers je lijstje af in de vaste volgorde van DN -> DNN -> NDN -> NDNN. Voor ons voorbeeld wordt dit dus als volgt:

zoveel-te-doen-altijd-op-zoek-naar-tijd-2

Zonder in je hoofd steeds te moeten afwegen wat je nu juist van je lijstje gaat afwerken, heb je een volgorde voor het afwerken van je taken. Je begint de dag met DN (dringend noodzakelijk) omdat deze klusjes gewoon gedaan MOETEN worden. . Je gaat merken dat je je al een pak rustiger gaat voelen als je jouw lijstje dringend noodzakelijk afgewerkt hebt. Je weet immers dat de dingen die er écht toe doen, al gedaan zijn. En dat, als er nu om een of andere reden jouw lijstje niet verder kan afwerken, er geen catastrofes gebeuren. Er valt een last van je schouders en je gaat minder de druk voelen om écht alles gedaan te krijgen en het racen tegen de klok gevoel ebt weg.

Nadien ga je over naar de dringende niet-noodzakelijke taken. Deze MOET je niet doen, maar heb je wel aangeduid als dringend. In ons voorbeeld zijn dit afwassen en een maaltijdsalade maken. Wanneer je je dit tweede lijstje overloopt, maak dan voor jezelf uit of je ze echt wilt doen of niet. Je hebt ze immers aangeduid als niet-noodzakelijk, dus zijn ze dan wel nodig? Zo zou je kunnen overwegen om eens geen maaltijdsalade voor te bereiden. Ze hebben immers toch ook gezonde slaatjes op kantoor, toch? Je schrapt dit item. Zeg jezelf in dit geval niet dat je de salade morgenvroeg gaat maken. Zo zorg je voor een extra taak de dag nadien en voor meer tijdsdruk en dus een gejaagd gevoel. Wees consequent en ga uit van het “nu of nooit” principe bij de dringende niet-noodzakelijke taken.

Als je nog tijd over hebt na je dringende taken, kun je overgaan naar je niet-dringende taken. Uiteraard begin je daar ook met de noodzakelijke en gaat daarna pas over de niet-noodzakelijke. Maar wees hierbij mild voor jezelf. Je zou uiteraard liefst heel je takenlijst afgewerkt hebben, maar stel voor jezelf de grens bij de dringende taken en wees tevreden dat je deze al haalt. Al wat je nog meer kunt doen, is mooi meegenomen. Maar leg de druk niet te hoog voor jezelf. Je hebt nog tijd.

Praktische tip:
– Je kan ook een vaste kleurcode gebruiken en je takenlijstje in verschillende kleuren fluoresceren. Bijvoorbeeld: roze voor DN, blauw voor DNN, geel voor NDN en groen voor NDNN. Zo heb je snel en gemakkelijk een overzicht, zonder al te veel moeilijke codes.

– Ook het gebruiken van een voorafgemaakt invulscheet kan het toepassen van dit systeem vergemakkelijken. Je kan een pijlstructuur zoals hierboven gebruikt werd in het voorbeeld invullen. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. 4 simpele kolommen met DN, DNN, NDN en NDNN als titel kunnen zeker al volstaan.

Benieuwd naar de overige 3 tips? Stay tuned voor Deel 2 met tips 3,4 en 5.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Create a website or blog at WordPress.com

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: